In een tweede reeks hoorzittingen ontving de Bijzondere Commissie Brandweer enkele verantwoordelijken binnen de administratie, onder wie de voormalige boekhoudkundige leiding en de huidige specialist inzake overheidsopdrachten. Lees hieronder de vragen van commissielid René Coppens.

Vragen aan de voormalige adjunct-directeur-generaal:

Wat is uw reactie op de resultaten van de audit van het Rekenhof? Ik ben benieuwd naar uw lezing van de feiten.

Kan u helpen verklaren hoe de vork precies aan de steel zit? Wat zijn volgens u de dieperliggende oorzaken van wat gedurende al die jaren is misgelopen op het vlak van openbare aanbestedingen? Is het een personenkwestie? Een gebrekkige kennis van de regelgeving? Een gebrek aan vertrouwen tussen operationelen en administratie? Ligt het aan een personeelstekort? 

Huidig brandweercommandant du Bus de Warnaffe verklaarde dat de officieren misschien niet de meest geschikte personen waren voor de aanbestedingen. Heeft men zich nooit de vraag gesteld of de dienst Logistiek wel voldoende vertrouwd was met de regels betreffende openbare aanbestedingen om de overheidsopdrachten naar behoren uit te voeren?

Vragen aan de financieel/boekhoudkundig verantwoordelijke (van 1997 tot 2013):

Het Rekenhof heeft vastgesteld dat de dienst Logistiek (operationele poot) instond voor alle aankopen, met uitzondering van IT. Welke rol speelde de financiële dienst (de administratie) dan nog bij de aankopen en gunningsprocedures? Hoe was de precieze taakverdeling tussen de financiële dienst en de dienst Logistiek? Wat was uw rol als financieel en boekhoudkundig verantwoordelijke inzake overheidsopdrachten? Kan u van A tot Z beschrijven hoe de aankoop- en aanbestedingsprocedure precies verliep in het verleden? Hoe werden aanbestedingen concreet uitgewerkt en opgevolgd? Hoe verliep de samenwerking met de operationelen? 

Klopt het dat de volledige procedure ivm de gunning van een opdracht van begin tot eind in handen was van één beheerder? Het Rekenhof zegt hierover en ik citeer: “Het feit dat één enkel personeelslid bepaalt welke firma’s worden uitgenodigd zich in te schrijven, de offertes opent, de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen uitvoert, de offertes analyseert en de eventuele onderhandelingen voert, verhoogt het risico op fraude.” Einde citaat. Wat is uw reactie hierop? 

Het rapport van het Rekenhof zegt dat de onderzochte dossiers onvoldoende gedocumenteerd en geformaliseerd zijn. Verschillende dossiers bevatten geen verantwoordingsstukken. Kan u uitleggen op basis waarvan de opdracht aan de ene of aan de andere werd gegund? Met welke motieven koos men voor een bepaalde leverancier of dienstverlener? 

Het Rekenhof stelt dat het bestek van een opdracht voor bvb dienstkleding niet altijd werd voorgelegd aan de Inspectie van Financiën. Heeft u daar een verklaring voor? Gaat het om onwetendheid of onoplettendheid of vergetelheid? Op wat baseerde men zich destijds om de Inspectie van Financiën wel of niet te consulteren? Bestonden er ongeschreven regels of bepaalden gewoonten op de werkvloer in dat verband?  

Vragen aan de specialist inzake overheidsopdrachten:

U bent sinds vorig jaar verantwoordelijk voor de overheidsopdrachten. Kan u uw functie precies omschrijven? 

De officieren die verantwoordelijk waren voor de openbare aanbestedingen gaven vorige week te kennen dat het rapport van het Rekenhof een vertekend beeld geeft van de werkzaamheden van de dienst logistiek. Ze verklaarden dat de auditeurs van het Rekenhof de ontbrekende stukken hadden kunnen krijgen als ze daarom hadden gevraagd en dat het rapport dan niet zo vernietigend zou zijn geweest. Kloppen die uitspraken? Wat is uw lezing van de audit van het Rekenhof? Bevestigt u de vaststellingen, conclusies en aanbevelingen van het Rekenhof? Welke situatie heeft u aangetrokken bij aanvang van uw functie? 

Hoe verloopt de samenwerking met de operationele poot van de brandweer? Kan u verduidelijken welke rol de dienst Logistiek vandaag nog speelt bij de gunning van overheidsopdrachten? Klopt het dat er geen officieren meer betrokken zijn bij aanbestedingen, zoals mijnheer du Bus de Warnaffe verklaarde?

In een brief gedateerd op 4/9/2017, ondertekend door de waarnemend directeur-generaal (Mercken) en de waarnemend officier-dienstchef, neemt de SIAMU akte van het rapport van het Rekenhof. In de brief wordt gereageerd op de geformuleerde aanbevelingen van het Rekenhof en belooft de SIAMU o.a. verder werk te maken van interne controlemechanismen. Hoe ver staat het daarmee? 

Het rapport van het Rekenhof wijst ook op het feit dat er voor bepaalde dossiers rond dienstkleding en helmen geen inmededelingsstelling werd voorzien (mise en concurrence). Dit met de bedoeling om de uitrusting te standaardiseren en te uniformiseren. Ik citeer uit het rapport van het Rekenhof: “Verandering van leverancier zou leiden tot onverenigbaarheid en technische moeilijkheden bij het gebruik”, aldus de verantwoording van SIAMU die te lezen valt in het rapport. Kan u die stelling toelichten? Wat zijn de geplogenheden vandaag?

Hoe ziet u de dagelijkse werking van de diensten, in het bijzonder met betrekking tot het aankoopbeleid nog verder te kunnen verbeteren? Welke stappen moeten er volgens u nog genomen worden om de samenwerking tussen operationeel en administratief te verbeteren? 

Vragen aan de verantwoordelijke van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (sinds december 2013):

De administratieve directeurs hebben tijdens één van de vorige hoorzittingen geen fraai beeld geschetst van de cultuur op de werkvloer en de samenwerking tussen administratie en operationelen. Er werd een sfeer geschetst van intimidatie, pesterijen en bedreigingen vanwege de operationele leiding. Kloppen de uitspraken over het pestgedrag op de werkvloer? Was u daarvan op de hoogte? Hoe verklaart u het gebrek aan samenwerking en de verziekte sfeer? Hoe is de situatie op de werkvloer vandaag? Welke maatregelen heeft u genomen om de sfeer op de werkvloer te verbeteren? 

---